| 千葉景子君 |
先般はこの委員会で趣旨説明のなされる前でございましたので、一般的な質疑ということで全般的な議論を多少させていただきました。その際にもお聞きをさせていただきましたが、きょうはまず文書管理について多少細かくお尋ねをしたいというふうに思います。
この情報公開制度が十分に機能するためには文書管理、文書がきちっと存在をしているということが必要不可欠な条件でもございますし、いわば情報公開制度と文書管理は表裏一体のものであると言っても過言ではないと思います。
そこで、まず現在の文書管理の現状についてお尋ねをしておきたいというふうに思います。
私も、文書管理についてどうなっておるのかというので多少調べさせていただきました。なかなか公表されている文書管理規程のようなものというのは意外と少ないものでございまして、とりあえずというか、 一応手に入れさせていただきましたところには総務庁のものとか、それから建設省、自治省、農林水産省などの文書管理規程がございます。今、文書管理規程をきちっと持っている省庁あるいは持っていない省庁、実情はどのよ
うになってございましょうか。
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政府委員 (瀧上信光君) |
各省庁の文書管理規程につきましてでございますが、すべての省庁におきまして訓令の形式で規定をされております。文書管理規程のない省庁はないというふうに考えております。
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| 千葉景子君 |
なかなかどのような内容なのかというのは私たちも十分にわかりにくいんですけれども、全部の省庁で訓令という形で文書管理規程を持っているということと受けとめさせていただきます。
その内容ですが、私の手元のその四つを大枠ざっと拝見をした限りでも必ずしも統一されているものではなく、かなりいろいろなバラエティーに富んでいると言ってはおかしいですけれども、そういう状況でございます。その具体的な内容などについてはどのように把握をされ、そしておおよそどんな内容でまとめられているというふうに御承知されていますでしょうか。
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政府委員 (瀧上信光君) |
各省庁の文書管理規程の主な内容でございますが、この文書管理規程の対象となります文書の範囲、それから文書管理責任者の配置、それから決裁簿等の管理帳簿の整備、そして決裁、供覧等の手続、それから保存期間、区分の設定、こういったようなものが主な内容となっております。
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| 千葉景子君 |
私も見ましたら、中には決裁印の大きさとかあるいはどういうものかという図面までついているようなものもあれば、文書の保存期間などでもかなり幅広い、それぞれの省庁による規程になっているように思います。
今回の法案では、行政文書の管理というのが第三十六条に規定をされております。そういう意味では、やはり情報公開制度のもとでは文書管理というのが大変重要であるということをある意味ではきちっと明らかにしているものというふうに思われます。ただ、これから文書管理を考えますと、現在それぞれ訓令で文書管理が行われているというそれだけで本当に十分なのかどうかという
ことを考えますと、私はいささかこれだけでは十分とは思えない。
例えば、これまでの文書管理、訓令においてどういう趣旨でこの文書管理がなされているかということで目的規程を見てみますと、ほは、この文書管理というのはその省庁の内部での統一的な基準を定めることによって事務の適正かつ能率的な遂行とか事務の効率というような側面を基本にして文書管理がなされているということになります。
やはり、これから情報公開制度が確立をされ、そして情報は国民がこぞって手にすることができるものだという原則に立って考えますと、文書管理というものも、事務の効率化などを否定するわけではありませんけれども、やはり情報開示をする、それをもって国民に十分に理解をしてもらう、こういう目的というものがこれから明らかにされ、それに沿った文書管理というものがなされる必要があるというふうに思いますけれども、その点についてはどうお考えでしょうか。
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国務大臣 (太田誠一君) |
今回のこの法案が可決、成立をした段階においては、文書管理に関する考え方は変わってくるものと思います。したがって、これが公開されるということを前提にして文書管理が行われるということになりますと、目的に書くかどうかは別として、その内容は変わってくるものと思っております。
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| 千葉景子君 |
今、この法律が成立すれば文書管理もこの法律の目的に沿って変わってくるものだと。だとすれば、やはりこの際、この文書管理について明確に、どの省庁でも統一できるような、そして開示を求める側も、いざというときにどういう文書があり、どう保存されているのかということがきちっとわかるような形で統一した文書管理システムというようなものが求められてくるのではないかというふうに思います。今のままですと、この役所に行くときにはこういうやり方になっている、これでは文書を求めるというときに大変不都合が起こるのではないでしょうか。そう
いう意味では、統一したシステムを法的にきちっと担保しておくことが必要なのではないか。
この法律でも、三十六条によると、これが一つの根拠規定にはなろうかというふうに思いますけれども、その内容についてはほ政令に包括的な委任がされているという状況でもございます。
やはり、法律の面できちっと裏づけをしておくということが必要ではないかというふうに思いますが、いかがでしょうか。
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国務大臣 (太田誠一君) |
この政府の案では、三十六条において文書管理に関する基本的な骨格というものを定めているわけでございますが、政令で、政令はつまり内閣全体としてこういう事項について盛り込みなさいということを統一的に決めて、そしてそれを今度は各省段階でそれに基づいてこういうふうにして文書管理をしますという行政文書の管理に関する定め、ルールをそこでつくるわけですね。恐らくこれは訓令になるんだと思いますが、訓令は大臣の命令でございますから、大臣がその省内に対してそういう命令を確定するということでございます。
そして、それを公開して、公開されれば国民は並べてそれを見ることができるわけでございますから、その過程で当然世論の批判も受けたりするわけでございますから、試行錯誤的に統一的なものに向かっていくだろうというふうに考えているわけでございます。
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| 千葉景子君 |
今のお話ですと、法律で具体的に内容を担保することがなくとも、政令という中で内閣が一体となってその内容について統一した基準をつくり、そしてそれに従って各省庁が規定をつくっていくということのようでございます。
その際に、やはりここには具体的には記載がなされておりませんので、政令を内閣で取りまとめられる際には、少なくとも文書の作成、保管、保存についてそれが義務であること、義務規定を明確にすること。それから、系統的にどこの省庁でもそろうような分類のシステム、それを義務化すること。あるいは、管理状況を国民にもわかりや
すく、例えば定期的に報告をする。そして、第三者的といいますか、情報の管理について監視できるような機関なり制度、こういうものを盛り込む。こういうことなどを最低限政令できちっと取り決めた上で文書管理を進めていく必要があるかと思いますが、これらの幾つかの課題について、それを盛り込んだ政令をおつくりいただくということを確約はいただけますね。
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政府委員 (瀧上信光君) |
ただいまの情報公開法の三十六条の規定に基づきます各省庁の文書管理の定めの共通的な事項を定めます政令、この中に盛り込みます具体的な内容としまして今の段階で考えていることを申し上げますと、この法律では、政令では行政文書の分類、作成、保存及び廃棄に関する基準その他行政文書の管理に関する必要な事項について定めるということになっております。行政文書の分類につきましては、行政文書を体系的に管理し迅速に検索できるようにするため系統的かつ具体的な文書分類を設定すべきこと、それから行政文書の作成、保存に関する責務の明確化、それから行政文書の種類、性質等に応じた基本的な保存期間基準の設定、それから行政文書の廃棄手続、廃棄の記録の明確化、それから管理及びチェックのための体制の整備と明確化、それから行政文書の所在を的確に把握、管理するための台帳等の整備等々を考えておりまして、こういった課題につきまして政府部内で現在実態等を踏まえつついろいろな検討を進めているところでございます。
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| 千葉景子君 |
おおよそこの法律は施行まで二年ということになっております。私はそれが大変長いというふうに思います。だとすれば、情報の管理についてのシステムというのはもう早急に取りかからなければいけないということになりますが、これについて現状、進捗状況、あるいは今後どのぐらいの期間で政令を定め、そして各省庁がそれに基づく規則を設けることになるのか、その見通し、予定をお聞かせください。
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政府委員 (瀧上信光君) |
情報公開法案が成立をいたしましたら、この法律の規定に基づきましてできるだけ速やかに行政文書の管理に関する体制づくりということに努めてまいりたいと考えておりますが、今具体的にいつということはちょっとまだ申し上げられる段階にはございません。今、各省庁の協力を得まして実態等についていろいろと調査をしているといった段階でございます。
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